هر دانشی دارای جزئیات و عناصری می‌باشد که این عناصر هسته اصلی آن دانش هستند و می توانند آن علم یا دانش را کاربردی نمایند. عناصر مدیریت که می توان از آن به عنوان وظایف مدیریت نیز نام برد شامل : برنامه ریزی(Planing)، سازماندهی(Organizing)، رهبری(Directing)، نظارت و کنترل(Controling)، و همین‌طور مدیریت منابع انسانی(HRM) است.
در چند بخش به ترتیب این موارد در حد امکان به صورت خلاصه بیان خواهد شد. منبع اصلی کتاب مبانی مدیریت و سرپرستی سازمان تالیف آقای دکتر علیرضا بزرگ زاده است. هرچند از منابع دیگر نیز استفاده خواهد شد.
در ابتدا از آنجا که بحث ما در خصوص عناصر(وظایف) مدیریت است مجددا تعریف جامع مدیریت را که در نوشته قبلی آورده بودم مجددا و برای یادآوری و تعمق بیشتر ارائه می کنم.
مدیریت فرایند به کارگیری مؤثر و کارآمد منابع مادی و انسانی در برنامه‌ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول صورت می‌گیرد.
برنامه‌ریزی
شاید بتوان گفت که برنامه ریزی از تمام عناصر مدیریت مهم تر است. زیرا شالوده مدیریت برنامه ریزی می باشد و می توان آن را پلی میان حال و آینده تشبیه کرد. و نیز با توجه به این که منابع، چه مادی و انسانی همواره کمیاب هستند و علاوه بر این برای استفاده از منابع محدود و کمیاب تخصصی همواره رقابت شدیدی وجود دارد، بدین جهت است که برنامه ریزی اهمیت ویژه ای پیدا می کند.
تعریف برنامه ریزی
قبل از اینکه به تعریف برنامه‌ریزی بپردازیم سه ویژگی عمده برنامه ریزی که مهم به شمار می آیند را بیان می کنیم:
الف: برنامه ریزی اصالتا با پیش بینی هم راه است
ب: برنامه ریزی یک نظام تصمیم گیری است
ج: برنامه ریزی بر نتایج مطلوب آینده تاکید دارد.
با توجه به ویژگی هایی که ذکر شد، تعاریف مختلفی از برنامه ریزی به عمل آمده مثلا برنامه ریزی عبارت است از :تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن. اما کامل تعریف برنامه ریزی توسط "سیریل هورسن" انجام گرفت که برنامه ریزی را بدین گونه تعریف کرد که برنامه ریزی عبارت است از:
" ارائه طرحی برای عملیات آینده که متضمن نتایج معین با هزینه مشخص و در دوره زمانی معلوم است".
اهداف برنامه‌ریزی:
با توجه به توضیحات پیش گفته و نیز تعریف انجام شده از برنامه ریزی می توان اهداف برنامه ریزی را به شرح زیر بیان نمود:
1 ـ افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیت ها
2 ـ افزایش جنبه اقتصادی (مقرون به صرفه بودن عملیات)
3 ـ تمرکز بر روی مقاصد و اهداف و جلوگیری از تغییر مسیر
4 ـ تهیه ابزاری برای کنترل
انواع برنامه ریزی
الف ـ برنامه ریزی استراتژیکی (راهبردی)
برنامه ریزی راهبردی فرآیندی است در جهت مجهز نمودن منابع سازمان و وحدت بخشیدن به تلاش های آن جهت رسیدن به اهداف و رسالت بلند مدت با توجه به امکانات و محدودیت های درونی و بیرونی.
برنامه ریزی استراتژیک می تواند مدیر را در موارد ذیل یاری دهد:
1 ـ فایق آمدن موثر بر مشکلات آتی سازمان
2 ـ ایجاد فرصت های به موقع، برای تصحیح اشتباهات جبران ناپذیر
3 ـ کمک به تصمیم گیری درست در زمان مناسب
4 ـ تمرکز بر اموری که برای رسیدن به آینده مطلوب باید انجام شود
ویژگی‌های برنامه‌ریزی استراتژیک:
برخی ویژگی های مهم برنامه ریزی استراتژیک به شرح زیر است:
1 ـ این نوع برنامه ریزی تابع ارزش‌ها، ایدئولوژی ها و سیاست های حاکم بر جامعه می باشد.
2 ـ دید برنامه‌ریزی استراتژیک بلند مدت است.
3 ـ این نوع برنامه ریزی راهی است پرمخاطره یعنی با ریسک پذیری بالایی توام می باشد.
ب ـ برنامه ریزی تاکتیکی یا عملیاتی
برنامه ریزی تاکتیکی یا عملیاتی در سطوح میانی و پایه سازمان انجام می شود. در برنامه ریزی تاکتیکی تلاش بر این است که امور به درستی انجام پذیرد به بیان دیگر کارایی و بازدهی سازمان بالا رود در حالی که در برنامه ریزی استراتژیکی اثر بخشی مد نظر است.
ویژگی های برنامه ریزی تاکتیکی:
برخی ویژگی های مهم برنامه ریزی تاکتیکی عبارتند از:
1 ـ تنها در سطح مدیریت های اجرایی سازمان مطرح است
2 ـ برنامه ریزی استراتژیک متوجه منافع زمان حال است
3 ـ‌دید برنامه ریزی استراتژیک کوتاه مدت است.
4 ـ چون با وضع موجود سر و کار دارد واقع گرایانه است. و با ضریب ریسک پذیری پایینی سر و کار دارد.
ویژگی های یک برنامه مناسب
عناوین اصلی ویژگی های یک برنامه مناسب شامل موارد زیر است:
1 ـ روشن و قابل فهم بودن هدف های برنامه
2 ـ ساده و جامع بودن برنامه
3 ـ متعادل بودن و قابلیت انعطاف برنامه
4 ـ محدودیت زمانی برنامه
5 ـ مشارکت کارکنان در تهیه برنامه
6 ـ وحدت برنامه ریزی از جانب مدیران مختلف در زمان های مختلف
فنون و تکنیک های برنامه ریزی
1 ـ نمودار گانت
مبتکر این روش هنری ال گانت از معاصران تیلور می باشد. برای استفاده از روش گانت باید اقدامات زیر صورت گیرد:
الف: فهرست کاملی از اموری که باید انجام شود تهیه شود.
ب: مدت زمان انجام هر فعالیت تعیین شود
پس از مشخص کردن موارد فوق می توان نمودار گانت را ترسیم نمود. در این نمودار عرض ملیه ها نشان دهنده مدت زمان انجام کار می باشد و میله هایی که با یکدیگر تداخل دارند، بیان کننده این مطلب هستند که کدامیک از فعالیت باید قبل از دیگر فعالیت ها و یا هزمان شروع و به اتمام برسند.
|
هفته فعالیت |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
||
|
فعالیت A |
|
|
|
|
|
||
|
فعالیت B |
|
|
|
|
|
2 ـ روش پرت (P.E.R.T)
روش پرت تکنیکی است جهت ارزشیابی و بازنگری برنامه ها و کاهش تاخیر، وقفه و تضاد در پیشرفت امور. طبق این تکنیک ارتباط بین اجزای یک طرح با توجه به عامل زمان مورد بررسی قرار می گیرد.
استفاده از این روش مراحل زیر را نیاز دارد:
الف: تهیه فهرستی از امور که باید انجام شود
ب: تهیه تقدم و تاخیر فعالیت ها
ج : تشکیل شبکه برای فعالیت ها
د: تخمین زمان انجام هر فعالیت
هـ : محاسبه زودترین و دیرترین زمان شروع و پایان هر فعالیت و تعیین مسیر بحرانی و مدتی که انتظار می رود کل پروژه به انجام برسد.
در این روش برای ایجاد شبکه، هر رویداد یا واقعه باعلامت دایره O و هر فعالیت به صورت پیکان نشان داده می شود. همچنین برای مشخص کردن زمان های انجام فعالیت ها از سه زمان خوش بینانه، محتمل و بدبینانه استفاده می شود.
4 ـ روش سی پی ام (CPM)
موثرترین سیستم برای برنامه ریزی و کنترل، روش مسیر بحرانی سی. پی. ام (CPM) شناخته شده است. این روش که در برنامه‌ریزی و کنترل استفاده می‌گردد. مخصوص طرح‌هایی است که اطلاعات کافی از زمان و هزینه اجرای آن در اختیار باشد. این روش از بسیاری جهات شبیه روش پرت می‌باشد. تفاوت این دو روش در موارد ذیل خلاصه شده است:
1 ـ برآورد زمان لازم برای فعالیت ها به روش سی پی ام از اطمینان بیشتری برخوردار است.
2 ـ روش سی پی ام عامل هزینه یکی از عوامل اساسی در فرآیند برنامه ریزی و کنترل محسوب می گردد.
کلمات کلیدی:
